Cómo mandar por fax tu historial médico al consultorio de un médico, y cuánto tarda

Un médico nuevo te pide tu historial. Un especialista quiere tus resultados antes de la cita. La mayoría de los consultorios todavía los reciben por fax, y muchos lo prefieren. Aquí está quién manda qué, de dónde sale el número de fax, qué va en la portada y cuánto tarda. Si vas a mandar tus propios formularios firmados, nuestra página sobre cómo enviar un fax al consultorio de un médico te lo explica paso a paso.

Quién manda el historial

El historial se mueve de dos maneras, y funcionan distinto.

Lo manda el consultorio que tiene tu historial. Es lo más común. Tu médico anterior, el hospital o el laboratorio mandan tu expediente por fax directamente al consultorio nuevo. Un médico puede mandar tu historial a otro médico que te está atendiendo sin tu permiso por escrito. En la práctica, muchos consultorios igual te piden que firmes primero un formulario de autorización, que a menudo se llama autorización para divulgar información de salud. Pregunta al consultorio que tiene tu historial si lo necesitan. Si lo piden, fírmalo y mándalo por fax a su departamento de expedientes.

Lo mandas tú. Puedes pedirle a cualquier médico, hospital o laboratorio una copia de tu propio historial. También puedes pedir por escrito que la copia vaya a otra persona. La solicitud necesita tu firma y tiene que decir quién recibe la copia y a dónde mandarla. El consultorio tiene hasta 30 días para responder, y puede tomar hasta 30 días más si te explica el motivo por escrito. Muchos responden mucho antes.

Cuando tengas la copia, puedes mandarla por fax a donde haga falta. Para resultados de laboratorio de Quest, la solicitud va en el propio formulario de Quest, y nuestra página del número de fax de Quest Diagnostics tiene el número y qué incluir.

Cómo conseguir el número de fax

Pide el número al consultorio que va a recibir el historial. No lo adivines y no uses un número de un resultado de búsqueda. Un fax mandado al número equivocado no se puede recuperar.

1. Pregunta en el consultorio. Llama a la recepción y pide el número de fax para expedientes médicos. Muchos consultorios tienen más de una línea de fax. El departamento de expedientes y la recepción suelen tener números distintos.
2. Revisa tus papeles. Una carta de referencia, un recordatorio de cita o un paquete de admisión suelen traer el número de fax del consultorio. También lo trae la página del consultorio en tu portal de paciente.
3. Para una agencia del gobierno, usa un número verificado. A veces el historial va a una agencia y no a un médico, como al Seguro Social para un reclamo por discapacidad o a una oficina estatal de Medicaid. Usa el número impreso en la carta que te mandó la agencia. Si no lo tienes, nuestra página de fax para el gobierno muestra las agencias por tipo, y nuestra búsqueda de números de fax muestra cada número con la página oficial de donde salió y la fecha en que lo revisamos por última vez.

Qué poner en la portada

La portada le dice al consultorio que recibe de quién es el historial y quién debe recibirlo. Hazla corta y ponla encima.

• El nombre completo y la fecha de nacimiento del paciente
• Para quién es el fax, por nombre o por departamento, como “Expedientes médicos” o el nombre del médico
• El nombre del consultorio que lo manda, o tu nombre si lo mandas tú
• Un teléfono para llamar si falta una página
• La cantidad de páginas, contando la portada
• Una línea sobre lo que incluye, como “Solicitud de expediente, autorización firmada” o “Resultados de laboratorio para cita de paciente nuevo”

Deja fuera los datos que el consultorio no necesita. La portada es la primera página que ve cualquiera que esté junto a la máquina de fax.

Cuánto tarda en llegar un fax

Un fax llega en minutos, no en días. Unas pocas páginas suelen pasar en unos pocos minutos. Un documento largo tarda más, porque la máquina manda una página a la vez. Si la línea está ocupada, el fax espera. Con ProntoFax volvemos a marcar hasta tres veces más durante unos 20 minutos antes de rendirnos, y no te cobramos si nunca se entrega.

Llegar no es lo mismo que ser leído. Tu confirmación de entrega prueba que las páginas llegaron a una máquina de fax en ese número. No prueba que alguien las haya archivado en tu expediente.

Llama al consultorio para confirmar cuando:

• Tienes una cita en los próximos uno o dos días
• El historial es para una fecha límite, como un reclamo al seguro o una solicitud por discapacidad
• Pasó un día y nadie te ha llamado sobre algo que pediste

Cuando llames, da la fecha y la hora de tu confirmación de entrega y la cantidad de páginas. Así es fácil encontrar el fax en su bandeja.

Cómo mandarlo desde tu teléfono

No necesitas una máquina de fax. Necesitas tu teléfono y las páginas.

1. Pon cada página plana y con buena luz. Toma una foto de cada página, desde arriba, con la página entera en el cuadro. Un formulario impreso fotografiado de lado es más difícil de leer al otro lado.
2. O sube un PDF. Si el consultorio te dio el historial en PDF, súbelo en lugar de tomar fotos.
3. Agrega una portada. Puedes escribirla en la aplicación, o fotografiar tu propia portada como primera página.
4. Revisa cada página en la vista previa. Vuelve a tomar cualquier página borrosa, oscura o cortada.
5. Escribe el número de fax. Verificamos que la línea pueda recibir un fax antes de que pagues.
6. Paga $2.99 y envía. Es un solo precio fijo por hasta 25 páginas. Tu tarjeta queda retenida, sin cobro, hasta que la máquina que recibe confirma la entrega.

Recibes un recibo por correo electrónico con la hora de entrega, la cantidad de páginas y el número al que llegó. Guárdalo hasta que el consultorio confirme que tiene tu historial.

Si te preocupa cómo se verá una página fotografiada al otro lado, un fax de prueba manda tus propias páginas a una línea de prueba de ProntoFax y te muestra lo que llegó.

Esta nota explica cómo hacer llegar tu historial a donde tiene que ir. No es asesoría legal sobre tus derechos a tu historial. Para eso, las páginas del Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU. que aparecen abajo son el lugar para empezar.

Fuentes

• U.S. Department of Health and Human Services, “Get it. Check it. Use it.” https://www.hhs.gov/hipaa/for-individuals/right-to-access/index.html
• U.S. Department of Health and Human Services, “Individuals’ Right under HIPAA to Access their Health Information.” https://www.hhs.gov/hipaa/for-professionals/privacy/guidance/access/index.html
• U.S. Department of Health and Human Services, “Does a physician need a patient’s written authorization to send a copy of the patient’s medical record to a specialist or other health care provider who will treat the patient?” https://www.hhs.gov/hipaa/for-professionals/faq/271/does-a-physician-need-written-authorization-to-send-medical-records-to-a-specialist/index.html